ERP и CRM системи на SAP за управление ресурсите на предприятието

SAP има множество ERP и CRM системи за управление ресурсите на предприятието. Основен помощник, на който разчитат икономистите са информационните техноголии и системи.

Чрез напредването им за много от процесите в икономиката се спестяват време, средства и труд. Едни от основните помощници в процесите на всяко предприятие, без значение от предмета на дейността му, са системите за управление на ресурсите на предприятието. 

ERP и CRM системи за управление на ресурси в предприятието

Системи за прогнозиране и управление на веригите на доставки, известни като SCM (Supply Chain Management) системи.

Системи за планиране на ресурсите на предприятието или ERP системи (Enterprise Resource Planning).

Системи за управление на взаимоотношенията с клиентите – CRM (Customer Relationships Management) системи.

Системи за управление на човешките ресурси или HRM (Human Resource Management) системи.

SAP и системите за управление

Един от безспорните лидери в производството на корпоративните софтуерни приложения е SAP. Тази фирма помага на организациите да опростят своите процеси и да генерират нови възможности за иновации и растеж. Тя присъства и на българският пазар повече от 15 години.

SAP е немска компания, най-големият доставчик в Европа на софтуерно осигуряване, с централа във Валдорф, Германия. Компанията е позната в света със софтуера си SAP ERP. Продуктите на SAP се фокусират върху управлението на предприятия – Enterprise Resource Planning (ERP). Основният продукт на компанията е SAP ERP. Текущата версия е SAP ERP 6.0 и е част от SAP Business Suite, който съдържа 5 компонента (включително и CRM софтуер).

Други основни предлагани продукти са: платформата NetWeaver, „Governance, Risk and Compliance (GRC)“ решения, Duet (съвместен продукт с Microsoft), „Performance Management solutions“ и RFID. SAP предлага SOA функционалности (наричани Enterprise SOA) под формата на уеб услуги интергирани в техните приложения.

Докато продуктите им са били ползвани основно от сравнително големи компании, SAP вече е насочил усилията си и към малките и средни предприятия с продуктите си SAP Business One и SAP Business All-in-One.

По официални данни SAP има повече от 100 600 инсталации, обслужващи над 41 200 компании в над 25 индустрии и повече от 120 държави.

За какво служи SAP ERP

За какво и как може да ни бъде полезен такъв вид софтуер. SAP ERP е софтуер, който  включва ключовите бизнес функции на една организация. Най-новата версия (SAP ERP 6.0) бе предоставена през 2006 г.

Бизнес процесите, включени в SAP ERP са оперативни (продажби и дистрибуция, управление на материалите, планиране на производството, логистиката на изпълнение, както и управление на качеството), финансови (финансово счетоводство, управление на счетоводството, финансовото управление на доставките) и управление на човешките ресурси.

SAP ERP се състои от няколко модула, включително и помощни програми за маркетинг и продажби, поле услуга, продуктов дизайн и разработка, производство и контрол на инвентара, човешки ресурси, финанси и счетоводство. SAP ERP събира и комбинира данни от отделните модули да осигури на компанията или организацията планиране на ресурсите на предприятието.

Прилагане на ERP системата на SAP

Ефективното прилагане на ERP системата на SAP може да доведе до множество ползи. Интеграцията е ключът в този процес. Като цяло, нивото на интеграция на данни на компанията е най-висока, когато фирмата използва един оператор за прилагането на всички модули на системата.

Може и фирмата да реши сама да интегрира софтуера на определено ниво, но това зависи от опита на компанията да инсталира системата и от това до колко пакетът позволява на потребителите да интегрират различните модули.

Смята се, че софтуер, хардуер и консултантски разходи за големи компании лесно може да надвишават $ 100 милиона (от около $ 50 милиона до $ 500 милиона). Те също могат да похарчат между $ 50 милиона и $ 100 милиона за ъпгрейд.

Пълното прилагане на всички модули може да отнеме години, което също допринася за крайната цена. Средно големи компании (по-малко от 1000 души) са по-склонни да харчат около $ 10 милиона до $ 20 милиона най-много, а малките фирми по-скоро нямат нужда от напълно интегрирана ERP система SAP, освен ако нямат вероятността да станат средно големи и след това същата информация се прилага, както на една средно голяма компания.

Независими проучвания показват, че разходите за внедряване и поддържане на система на SAP може значително да варират в зависимост от организацията. Например, моделът от инструменти на SAP, може да има нужда от персонализиране, за да се адаптира към бизнес процеса на конкретната компания и може да се наложи да бъде разработен и поддържан.

Други посочват, че възвръщаемост на инвестициите може да има, само когато е имало както достатъчен брой потребители, така и достатъчна честота на употреба на продуктите. Внедряването на самата система може да изисква и много време, и ресурси.

ERP софтуера на SAP има както предимства, така и недостатъци с които ние ще се запознаем. Някои от предимствата са:

• позволява по-лесната глобална интеграция  (бариери на валутните курсове, език, и култура;
• могат да бъдат преодоляни автоматично);
• ъпгрейдите се правят само веднъж, а се реализират в цялата компания;
• предоставя информацията в реално време, като намалява възможността за грешки ;
• може да доведе до създаването на по-ефективна работна среда за служителите;
• операторите имат знания и опит, за това как най-добре да се изгради и внедри системата;
• потребителският интерфейс е напълно персонализиращ и позволява на крайните потребители да определят оперативната структура на продукта и др.

Недостатъци:

• отношенията са определени с договор и си зависим от оператора – договорът може да включва един оператор от компанията и докато не изтече е възможно да не може да се сменя, ако разходите за смяната са твърде високи;
• липса на гъвкавост – пакета може да не пасва на модела на компанията и персонализацията може да излезе доста скъпо;
• възвръщаемостта на инвестициите може да отнеме много време, докато се реализира печалба;
• винаги внедряване на софтуера в компанията, има риск да се провали. 

ERP системите не са просто технологично решение

ERP системите не са просто технологично решение. Те целят решаването на бизнес проблеми и от изключителна важност е поставянето на всеки план за въвеждане на цялостна информационна система в контекста на бизнес предизвикателствата и проблемите в една компания.

За да разберем потенциалните ползи от една такава система, трябва да разберем основният проблем, който те целят да разрешат – фрагментацията на информация при бизнес организациите.

Информацията е един от основните активи на бизнес организацията. Няма процес, който да не е свързан с някакъв вид информация.

Всяка компания събира, създава и съхранява големи количества информация. Но при повечето компании данните не са съхранявани на едно място, а в значителен брой компютърни системи, всяка със собствена функция, бизнес единица, отдел, предприятие или офис.

Непреките разходи свързани с такава фрагментация могат да бъдат значителни. Ако например, поръчки и продажби не са свързани със системите за планиране на производството, то нивото на производителност и времето за реакция на клиентски поръчки ще бъдат негативно повлияни.

Ако маркетинг и продажби не са съвместими с финансово отчетните системи, мениджмънта е принуден да взима важни решения, използвайки по-скоро своя инстинкт, отколкото обосновавайки ги на дълбоко разбиране за продуктовата и клиентска норма на печалба. Или накратко казано – когато информационните системи са фрагментирани и самия бизнес е фрагментиран.

Но когато се използва цялостна информационна система, ползите могат да бъдат огромни. В сърцето на една такава система е една всеобхващаща база данни. Базата данни събира и разпространява информация обратно към модулни приложения подпомагащи на практика всички бизнес операции, независимо от тяхната функционалност или географско разположение. Когато на едно място е въведена нова информация, свързаната с нея информация автоматично се опреснява.

Корпоративните информационни системи като ERP

Корпоративните информационни системи като ERP улесняват, обобщават и съхраняват потоците на информация в бизнес организациите и осигуряват на мениджмънта директен достъп до безценна оперативна информация в реално време. С интеграцията на информацията компаниите реализират значителни ползи, защото тогава става по-лесно въвеждането, съхраняването и достъпа до информация.

Друга основна характеристика на една информационна система са това, което наричаме най-добри практики. Тези стандарти за извършване на определени операции са възникнали, както поради невъзможността една система да обхване специфичните бизнес процеси във всяка една организация, така и поради ненужното създаване на различни стандарти за дадени процеси в организациите.

Системите, разбира се, позволяват известна степен на адаптиране към организационни особености. Например, поради факта, че системите са модулни, компанията може да избере кои модули да въведе.

Не на последно място, една информационна система има своето значително влияние върху организационната структура и избрана бизнес стратегия на организацията.

Ефект от въвеждане на ERP система

Един основен ефект от въвеждането на интегрирана информационна система е управленския контрол. Проучвания показват, как в компании от бързо растящи, високо технологични индустрии, мениджмънта въвежда ERP системи с осъзнатата нужда от установяване на високо ниво на контрол и ефективност в организацията.

Сред българските компании това е един от основните и най-често споменавани причини за въвеждане на ERP система.

От друга страна, почти неспоменавана и неосъзната от българските компании е възможността за използването на друг, привидно противоположен аспект от използването на интегрирана информационна система – създаването на предпоставки за въвеждане на  иновации и предоставяне на повече свобода на действие на служителите.

Това е възможно чрез основната характеристика на системите за предоставяне на информация до всички отдели и бизнес единици. По този начин стандартизирането и автоматизирането на част от транзакциите би направила операциите на една компания по-ефикасни и в същото време цялата организация по-креативна.

А иновациите и непрестанното развитие са най-важния фактор, който би осигурил дълготраен растеж и просперитет на една бизнес организация.

Горното е още едно доказателство в полза на твърдението, че една информационна система сама по себе си, не би донесла конкурентно предимство. Това, което би допринесло до повишаване конкурентноспособността са съобразяването с избрана стратегия и моделиране на бизнес процесите спрямо избраната стратегия.

Ползи от въвеждане на ERP система

Свързване на търсене (маркетинг и продажби) и предлагане (производство) от гледна точка на бизнес организацията – по-бърз и добър отклик на потребителските нужди;

Намаляване на разходи при вземания от клиенти, дистрибуция и производство.

Разгледани в контекста на стратегията на организацията, интегрираните информационни системи могат да донесат както ползи, така и проблеми. Една тяхна основна характеристика може да бъде особено опасна в контекста на бизнес стратегията – почти универсалното им приложение.

При развитието на информационни системи в миналото, компаниите първо решават как ще осъществяват бизнеса си и тогава ще въведат софтуер, който ще подкрепя уникалните им бизнес процеси. В този процес често се е случвало да се пренаписват големи части от софтуерния код за да може системата най-близо да отговори на бизнес процесите на организацията. С интегрираните информационни системи процеса е обратен – често се налага компаниите да адаптират бизнес процесите си спрямо системата и въведените в нея „добри практики”.

В контекста на стратегията възникват въпросите, дали наистина използването на добри практики е най-добрия начин за управление на бизнеса и дали техническите изисквания на системата съвпадат или противоречат на бизнес изискванията на организацията.

Например, ако една компания, която е поставила в основата на конкурентното си предимство качественото обслужване на своите клиенти и постоянно предлага по-качествено обслужване от конкурентите си с цената на заобикаляне на формални процедури и системи, въведе информационна система в следствие на което следва по-рационален, но не толкова гъвкав, процес на приемане на клиентски поръчки, то тази компания ще загуби конкурентното си предимство и пазарни позиции.

Следователно, именно от гледна точка на стратегията, която една организация следва, една система, в зависимост от вида и начина на въвеждането й, може както да доведе както до изключителни ползи, така и до неблагоприятни ефекти.

Бизнес проблеми, които ERP системите решават

Основните бизнес проблеми, които българският малък и среден бизнес се опитва да разреши, чрез ERP системите са:

• подобрен процес на взимане на решения от мениджмънта;
• следене и контрол на дистрибутори. Търсена функционалност е отчитане и контрол, но без дори най-малко да се допира до анализ на нужния тип взаимоотношения. Българските компании не се възползват от две основни възможности на модулите за управление на взаимоотношенията с контрагенти: интензивен, двупосочен обмен на информация между двете страни (подходящата ERP система може да позволи както на дадени дистрибутори да виждат какви стоки има в наличност при производителя, така и производителя да може да следи както нивото на продажби, така и стоковата наличност при дистрибутора) и стратегически анализ, какъв тип взаимоотношения са  най-подходящи, така че и двете страни да бъдат удовлетворени;
• избягване дублиране на данни или подобряване качеството на информацията;
• връзка на развойния отдел с останалите такива като маркетинг, производство, финанси;
• контрол върху служителите на ниво изпълнение на задължения и предотвратяване на злоупотреби;
• контрол на разходите при производство по спецификация с цел подобряване на контрол върху разходите (точна отчетност) и подобрено ценообразуване (конкурентноспособност при подаване на конкурсни оферти);
• автоматизиране на повторяеми дейност и процеси с цел повишаване ефективност на производството;
• проследяване на материали и продукт по цялостната верига от приемане на поръчка до доставяне на готов продукт.

Съпоставка с целите от въвеждането на ERP система на световно ниво

• подобрен процес на взимане на решения от мениджмънта;
• подобрено управление на финансите на фирмата;
• подобрено обслужване на клиентите и задържане на насотящите клиенти;
• улеснен растеж и повишена гъвкавост;
• по-бързи и по-точни транзакции;
• намаляване броя на заетите;
• намаляване на цикъла на производството;
• подобрено управление на активите;
• повишени приходи;
• по-малко физически ресурси (подобрена логистика).

Виждаме разликите между съпоставените очкавания на българските и тези на световните фирми. Нашите фирми не предвиждат бъдещите разходи,  не се фокусират върху потребителя, а върху продукта, не споменават иновации и др.

Изводи за CRM и ERP системите

Основния извод е, че въпреки че изискванията на българския малък и среден бизнес към информационните системи почти се покриват с тези регистрирани на световно ниво, съществената разлика, която ще определи нивото на реализиране на ползите за бизнеса, е липсата на стратегически анализ при българските компании.

Търсените предимства и ползи от една система са най-вече от оперативно естество, изцяло несъобразени със стратегия и в голямата част от случаите са приемани като решение на вече възникнали трудности в бизнеса, а не като основа за развитие на бизнеса.

Основното от което те се влияят е оперативно управление и реализиране на доказани като резултат от използването на ERP икономии под формата предимно на намаляване на разходи и контрол.

Стратегическите импликации на подобряване взаимоотношенията с клиенти и как да бъде постигнато това от гледна точка на повишаване конкурентните предимства и повишаване приходите абсолютно не присъстват в процеса на преценка на подходящо информационно решение.

Описаните особености на българския бизнес произтичат както от значително непознаване на същността и възможностите на ERP системите, така и от ниското ниво на мениджмънта и по-конкретно, липсата на каквато и да е стратегия за постигане на дадени цели. Тези фактори най-вероятно ще доведат до следните негативни последици:

• ниска възвращаемост на инвестицията от въвеждане на интегрирано информационно решени;
• избор на неподходящо за бизнеса информационно решение.

Друг важен извод, който можем да направим за бизнес практиките на българския малък и среден бизнес търсещ информационно решение, е че самата информационна система се възприема като панацея на проблеми които не са от технологично, а от бизнес естество. В крайна сметка, качеството на работа на една информационна система зависи от качеството на данните въвеждани в нея.

В допълнение, едно технологично решение няма да даде точно изчислена себестойност, включвайки дори и непреки разходи, без изградена система за дисциплинирано и точно определяне на водещите за разходите операции.

Никой освен самия бизнес не би могъл да определи доколко даден процес или дейност допринася за себестойността на продукцията или услугата – още по-малко една софтуерна система.

ERP системи – заключение

Можем да заключим, че компаниите извличащи най-големите ползи от въвеждането на ERP системи ще бъдат тези, които още от самото начало на оценка на информационно решение правят тази оценка от гледна точка на стратегията и организационната структура. Ударението трябва да бъде поставено върху бизнеса, не системата – нещо което определено липсва при българския малък и среден бизнес.

More Management Related Topics

PROJECT CHARTER – DETAILED REAL EXAMPLE FOR PROJECT PLANNING PHASES

This is a real example of a Project Charter document that is extensively used in project management practices and processes. The most common use of…

REAL-WORLD PROJECT MANAGEMENT RESULTS

Project management is not easy and very often we know about just the basics from what we read on the books or the Internet. Real projects require…

PROJECT MANAGERS’ MISSION AND GOALS

Project management in the scope of both software and business classical projects is not easy. In the book Everyday Project Management, Jeff the author, explains deeply…

READ NEXT:

MANAGERS ARE NOT ONLY GOOD OR BAD. WHAT TYPE OF LEADER SHOULD I BE?

At some point in his career, every manager asks himself, “What kind of leader should I be?” Is it better to be the “good guy” that all employees like or…

CHOOSING PROJECT MANAGEMENT SOFTWARE

Choosing Project Management Software is your first and initial important step. In the Everyday Project Management book…